A Rosen Law Firm economiza tempo e dinheiro com o Vonage Business Communications

Estudo de caso de comunicação empresarial: Rosen Law Firm

O antigo sistema do escritório de advocacia Rosen Law Firm exigia o compromisso anual com uma solução muito cara, com um conjunto de recursos inflexível que não oferecia os recursos de que a empresa precisava. A solução Vonage Business Communications em nuvem ofereceu recursos robustos, como gravação de chamadas e um aplicativo móvel que permitiu a mobilização dos funcionários e o aumento da eficiência do dia de trabalho e do treinamento, economizando dinheiro e reunindo serviços e suporte no mesmo pacote mensal.

Um dia de gravação de chamadas paga [nosso serviço telefônico] por um ano — literalmente —, ao pegar um funcionário e melhorar suas habilidades ao longo de apenas um dia.

Lee Rosen

Lee Rosen é advogado de família na Carolina do Norte, com escritórios localizados em todo o estado. Ele e seus funcionários do escritório de advocacia Rosen Law usam Vonage Business como solução de serviço telefônico hospedado para trabalhar de qualquer lugar com banda larga disponível, além de oferecer aos clientes chamadas telefônicas de alta qualidade. Para saber mais sobre o escritório Rosen Law Firm, acesse www.rosen.com

Economias em nuvem com menos necessidades de TI

Há alguns anos, a Rosen Law estava utilizando uma solução local.-mail Seus servidores Windows ^® tiveram todos os problemas que acompanham uma configuração no local: taxas associadas a um especialista em TI, limitações de espaço, contas de energia e aborrecimentos frequentes com mudanças no sistema. Não somente tiveram que pagar a um técnico para vir ao escritório para fazer alterações no sistema, por servidor, como também tiveram que pagar taxas de suporte ao provedor de serviços telefônicos, que era uma taxa totalmente separada da conexão telefônica.

“Com o Vonage Business, tudo ficou realmente muito tranquilo, porque sempre há algo novo acontecendo e não precisamos pagar mais por isso. É como uma festa a cada poucos meses. É fenomenal, porque a maioria de nós está acostumada a comprar uma solução e ficarmos preso a ela até comprarmos algo novo.”

Maior flexibilidade com fácil acesso ao portal

Rosen observa que a mudança de sua antiga solução para a Vonage foi quase perfeita e não causou interrupção no serviço. O escritório escolheu ramais medidos para a sala de conferências, ramais ilimitados para a maioria dos telefones dos funcionários e ramais virtuais para os funcionários remotos.

“A mudança dura um minuto quando precisamos ajustar nossos ramais. Basta acessar, fazer uma alteração, clicar em “OK” e pronto. Podemos alterar toda a nossa configuração em minutos."

Rosen Law é um escritório bastante pequeno, e o gerenciamento do Vonage Business foi atribuído a um assistente administrativo. Quando os funcionários têm dúvidas sobre como personalizar seu ramal ou usar um recurso, Rosen diz que essa pessoa é capaz de ensinar o resto da equipe sobre o sistema de forma rápida e fácil.

“Usar o portal online não é mais difícil do que jogar online: nossa equipe entendeu os conceitos do portal em poucos minutos, e ele está funcionando sem qualquer problema.”

Facilidade de personalização e atendimento ao cliente de primeira linha

Após terem sido treinados no portal do usuário, os funcionários da Rosen Law acharam muito fácil acessar sozinhos para fazer alterações nas configurações do correio de voz, configurações “Nunca perca uma chamada” e muito mais. Quando têm problemas complexos, Rosen descobriu que o departamento de atendimento ao cliente tem sido útil para falar com os usuários finais sobre problemas e colocá-los de volta aos trilhos.

“Estamos muito satisfeitos com a conduta e a atitude da equipe de atendimento ao cliente. Eles orientam nossos usuários em relação ao problema, ajudam a encontrar uma solução e logo estamos prontos para continuar. Não ficam nos dizendo para entrarmos em contato com outros provedores.”

Expansão do espaço de trabalho dos advogados com melhor mobilidade

Poucos dos usuários da Rosen Law ficam no escritório regularmente. Por causa de seus horários de viagem, eles tendem a trabalhar remotamente em uma cafeteria ou em um tribunal e observam que o uso do aplicativo móvel e dos softphones os ajuda a permanecer conectados (podem ser aplicadas cobranças de dados móveis).

A gravação de chamadas torna o treinamento fácil e econômica

Desde que passou para o Vonage Business, a maior diferença para a Rosen Law é que ela conseguiu reduzir seus custos de telefonia pela metade. A empresa também se inscreveu no serviço Gravação de chamadas: em toda a empresa e o usa para treinar novos contratados e funcionários atuais para identificar o que funciona e não funciona durante chamadas telefônicas.

“O recurso de gravação de chamadas da empresa oferece apenas vantagens. Isso nos ajuda a economizar dinheiro porque nos permite ouvir essas chamadas, conversar com os funcionários e vê-los melhorar seu desempenho a cada momento. Um dia de gravação de chamadas é suficiente para compensar o custo do [nosso serviço telefônico] por um ano, literalmente, ao aprimorar as habilidades de um funcionário em apenas um dia.”

Conexão de escritórios em todo o mundo

O escritório de advocacia Rosen Law também tem tido sucesso no gerenciamento das comunicações com funcionários do outro lado do mundo. Seu especialista em operações viaja muito e consegue manter uma conexão de qualidade com o restante da equipe, seja na Espanha, no Alasca, na Argentina ou no Egito. No que diz respeito a atrair e manter os melhores talentos, Rosen observa que, quando a advogada gerente do escritório de advocacia se mudou para outro estado, eles foram capazes de mantê-la na equipe. Isso não teria sido possível com um sistema telefônico tradicional. Os funcionários viajam no próprio ritmo sem afetar as operações da empresa ou sua presença no trabalho.

Conclusão: Os negócios ficam melhores com a Vonage.

Rosen Law economizou centenas de dólares no sistema telefônico, conseguiu aumentar suas funções de geração de relatórios e treinamento para criar uma força de trabalho mais eficaz, e os funcionários conquistaram mais equilíbrio entre vida profissional/pessoal, já que podem viajar mais. “Trabalhar remotamente no celular é outra coisa”, explica Rosen. “É totalmente diferente reunir seu computador e telefone em um dispositivo e ter essa funcionalidade extra. É como trabalhar no escritório, com as ferramentas usuais à sua frente.”